קיבלתם בקשה להציג מסמך בחו”ל, ומישהו הציע להוציא אפוסטיל דיגיטלי. לפני שמתחילים, חשוב להבין מה בדיוק צריך לאמת, מי אמור לקבל את המסמך ובאיזה פורמט. אישור נוטריוני אלקטרוני יכול להיות פתרון מתאים, אבל אינו פשוט צילום של אישור רגיל שנשלח בדואר אלקטרוני. בחירה במסלול הלא נכון עלולה להוביל להגשה חוזרת ולעיכוב שאפשר היה למנוע.
מאת עו”ד ונוטריון ינון ברקאי. מדריך זה מתמקד בהכנה להגשת אישור נוטריוני אלקטרוני עם אפוסטיל דיגיטלי. הוא אינו מחליף בירור פרטני מול הנוטריון והגוף המקבל, ואינו מבטיח שכל רשות או מוסד בחו”ל יקבלו את המסמך באותה דרך.
מה ההבדל בין אישור אלקטרוני לבין סריקה?
לפי שירות משרד המשפטים, אישור נוטריוני אלקטרוני צריך לשאת חתימה אלקטרונית נוטריונית מאושרת. קובץ הטופס שמתקבל לפני החתימה הוא טיוטה בלבד. לכן, מסמך שנראה מסודר על המסך או נושא תמונה של חותמת אינו בהכרח האישור האלקטרוני הנדרש. יש לקבל את התוצר הסופי ולברר עם הנוטריון כיצד לשמור ולהעביר אותו.
סריקה של מסמך נייר היא העתק חזותי שלו. עצם הסריקה אינה הופכת אותה לאישור נוטריוני אלקטרוני. גם הדפסת קובץ וחתימתו מחדש אינה פעולה שכדאי לבצע ביוזמת הלקוח. אם הגורם המקבל מבקש נייר, חשוב לומר זאת מראש, כדי לבחון מסלול מתאים במקום לנסות לשנות את הפורמט לאחר שהאישור כבר הוכן.
מה האפוסטיל מאמת?
במסלול לאישור נוטריוני אלקטרוני, האפוסטיל מאמת שהנוטריון החתום מוסמך לכהן בישראל. אין להתייחס אליו כאל הבטחה שהבקשה עצמה תאושר בחו”ל או שהמסמך מתאים לכל מטרה. יש להפריד בין האימות לבין הדרישות המהותיות של המוסד שאליו פונים. אוניברסיטה, בנק או רשות מנהלית עשויים לבקש מסמכים שונים גם כאשר מדובר באותו אדם.
כדאי להתחיל מן ההנחיה המקורית שקיבלתם ולא מפרשנות של מכר שעבר הליך דומה. העבירו לנוטריון את הנוסח המלא, לרבות נספחים והערות. אם ההנחיה אינה ברורה, רשמו מה חסר: סוג האישור, שפת המסמך, תוקף התעודה מבחינת הגוף המקבל או אופן ההגשה. שאלה ממוקדת בתחילת הדרך יכולה לחסוך טיפול מיותר.
בודקים מראש קבלה של מסמך דיגיטלי
משרד המשפטים ממליץ לברר לפני עריכת האישור אם הרשות במדינת היעד מקבלת מסמכים אלקטרוניים. זו אינה שאלה טכנית בלבד. ייתכן שמערכת מקוונת מאפשרת העלאת קבצים, אך הגוף המטפל עדיין דורש מסמך מסוג מסוים או אופן אימות מוגדר. בקשו תשובה המתייחסת למסמך שלכם ולהליך המסוים, ולא רק תשובה כללית בנוגע לקבלת קבצי PDF.
- מה שם הגוף המקבל ובאיזו מדינה הוא נמצא?
- האם הוא מקבל אישור נוטריוני אלקטרוני עם אפוסטיל דיגיטלי?
- האם נדרשת גם גרסה מתורגמת, ולאיזו שפה?
- האם ההגשה נעשית במערכת מקוונת, בדואר אלקטרוני או בדרך אחרת?
- האם צריך לצרף קובץ מקורי נוסף או מסמכים נלווים?
- מהו המועד האחרון להגשה, והאם קיים זמן לתיקון חוסרים?
רצוי לשמור את התשובה שקיבלתם יחד עם דרישות ההגשה. אם התשובה נמסרה בטלפון, אפשר לבקש הפניה להנחיות כתובות. אין בכך הבטחה שלא תידרש השלמה, אך כך ניתן לבדוק את ההכנה מול מסמך ברור ולזהות אי התאמה לפני שהבקשה נשלחת.
דיגיטלי אינו בהכרח שירות מרחוק
בדף השירות לנוטריונים משרד המשפטים מבהיר שההליך אינו היוועדות חזותית וכי הלקוח נדרש להתייצב בפני הנוטריון. לכן אין להניח שהאפשרות לקבל תוצר אלקטרוני מאפשרת לחתום בשיחת וידאו או לשלוח צילום תעודת זהות במקום הבדיקות הנדרשות. תיאום מוקדם חשוב במיוחד כאשר החותם נמצא בחו”ל או אינו יכול להגיע למשרד.
עוד לפני הפגישה כדאי להסביר מי אמור לחתום, מה מטרת המסמך ואילו מסמכי מקור נמצאים בידיכם. אל תחתמו מראש על טופס שההנחיות לגביו אינן ברורות. אם מופיעים כמה שמות, תאריכים או מספרי זיהוי, בדקו שהם תואמים למסמכים הרלוונטיים. טעויות כתיב קטנות עלולות להצריך בירור נוסף גם כשמהות הבקשה פשוטה.
לא מערבבים בין מסלולי האימות
מסמך נוטריוני, תעודה ממשלתית ופסק דין אינם בהכרח עוברים באותו מסלול. שירות משרד המשפטים לאפוסטיל נוטריוני דיגיטלי מיועד לאישורים נוטריוניים אלקטרוניים; הוא אינו המסלול לאימות אישור נוטריוני פיזי. הרשות השופטת מפרסמת בנפרד את ההליכים שבאחריותה, ובכלל זה אימות חתימות נוטריונים ומסמכים שיפוטיים.
מבחינה מעשית, הביאו את המסמך כפי שהתקבל מהגורם המנפיק ואל תנסו לבחור את השירות לפי הכותרת “אפוסטיל” בלבד. בדקו גם אם נדרש אישור נוטריוני מלכתחילה. לעיתים הדרישה מתייחסת לתעודה ציבורית, ולעיתים לתרגום או לחתימה. הסבר מדויק של המטרה מסייע לבחור את הפעולה הנכונה ולא להזמין אישורים שאינם נחוצים.
שומרים את הקובץ המקורי ואת הצרופות
מדריך משרד המשפטים לאפוסטיל דיגיטלי מנחה לשמור את הקובץ במחשב, ומסביר כיצד לעיין בחתימה ובמסמך המצורף באמצעות תוכנה מתאימה. הוא מבהיר שהדפסה של תעודת אפוסטיל אלקטרונית אינה תעודה תקפה. לכן יש לשמור את הקובץ שנמסר, ולא להסתפק בצילום מסך או בתדפיס שנועד לעיון אישי.
המלצה מעשית היא לשמור עותק נוסף בתיקייה מאובטחת ולתת לקובץ שם שמאפשר לזהות אותו. אל תערכו, תחתכו או תאחדו את התוצר הסופי בלי לבדוק את ההשלכות עם הנוטריון. אם מערכת ההגשה מגבילה את גודל הקובץ או אינה מציגה צרופות, בקשו הנחיות מהגוף המקבל. פתרון טכני מאולתר אינו בהכרח שומר על תכונות האישור המקורי.
מה כדאי לברר לגבי תשלום וזמן טיפול?
בקשו פירוט של הפעולות הנדרשות ושל התשלום עבורן לפני תחילת העבודה. יש להבחין בין שכר השירות הנוטריוני לבין אגרה המשולמת לרשות. אין להסתמך על סכום שמופיע בצילום ישן או במדריך משנים קודמות. גם אם שלב מסוים נעשה במערכת מקוונת, אין להסיק שכל הטיפול חינמי או מסתיים מיד.
מבחינת לוח הזמנים, כדאי להשאיר מרווח לקבלת הבהרות, השלמת מסמכים ותיקון פרטים. לא מומלץ להמתין ליום האחרון להגשה בחו”ל. אם מדובר בדחיפות אמיתית, הסבירו מהו המועד המחייב ומה כבר הוכן. כך ניתן לבחון את האפשרויות בהתאם למסמכים ולדרישות, בלי להבטיח מראש תוצאה שאינה בשליטת המשרד.
הכנה נכונה לפני הפנייה לנוטריון
רכזו את המסמך, הוראות הגוף המקבל, מדינת היעד, השפה הדרושה והעדפת הפורמט. בשיחה עם המשרד ציינו אם כבר הופק אישור קודם ואם נתבקשתם לתקן אותו. המשרד ממוקם בפתח תקווה ומעניק שירות ללקוחות מכל רחבי הארץ. ניתן לפנות לבירור המסלול המתאים ולבדיקת ההכנה, לפני הזמנת אישור או תרגום.
לקריאה נוספת
הסבר כללי על אפוסטיל | אימות תרגום נוטריוני
מקורות רשמיים
- משרד המשפטים, אישור נוטריוני אלקטרוני ואפוסטיל דיגיטלי.
- הרשות השופטת, תעודת אפוסטיל או תעודה שאינה על פי האמנה.
- משרד המשפטים, מדריך המשתמש לאפוסטיל דיגיטלי.
המידע כללי ואינו ייעוץ משפטי. יש לבדוק את הדרישות העדכניות ואת נסיבות כל בקשה.
כל הזכויות שמורות לעורך דין ינון ברקאי.
